الجهات: مرسلون موثّقون وقواعد تلقائية لقناة البريد

حين يكون البريد قناة دعم رئيسية، ليس كل المرسلين سواء: رسالة من جهة تنظيمية تستحق مهلة أشد وموظفاً محدداً، ورسالة من مرسل مجهول قد لا تستحق مزاحمة فريقك أصلاً. «الجهات» تحل المسألتين معاً.

أولاً — عنوان استقبال التذاكر: من صندوق الوارد ← الجهات، حدد عنوان بريدك الذي يفتح تذكرة تلقائياً (مثل [email protected]). كل رسالة تصل إليه تتحول تذكرة جديدة بقناة «البريد»، ويُنشأ ملف للعميل من اسم المرسل وعنوانه.

ثانياً — سجلّ الجهات: أضف جهة لكل مرسل مهم — هيئة تنظيمية، شريك، عميل استراتيجي — وحدد:

• نطاقات بريدها (مثل cst.gov.sa — يشمل النطاقات الفرعية تلقائياً) أو عناوين محددة.
• سياسة SLA خاصة: مهلة أول رد ومهلة حل تخص هذه الجهة وحدها.
• أولوية تلقائية لتذاكرها (عاجلة مثلاً).
• توجيهاً تلقائياً: قسم معين و/أو موظف معين يُسند إليه بريدها فور وصوله.

فالنتيجة: رسالة من الهيئة تصل عاجلةً، مسندةً للموظف المختص، وعدّاد SLA الخاص بها يعمل — قبل أن يلمسها أحد. وكل تذكرة تحمل شارة جهتها الملونة في القائمة وصفحة التفاصيل.

ثالثاً — وضع الموثوقين فقط: عند تفعيله، بريد أي مرسل خارج سجل الجهات لا يدخل قائمة العمل: يُعزل في تبويب «غير المهم» بلا عدّاد SLA ولا إشعارات ولا فرز ذكي. راجع التبويب دورياً؛ إن وجدت رسالة مهمة فزر «نقل إلى التذاكر» يرقّيها فوراً — يبدأ عدّاد SLA من لحظة النقل (لا يُحاسَب فريقك على مدة العزل)، وتُطبَّق قواعد جهتها إن كانت أُضيفت لاحقاً.

نصيحة: ابدأ بجهتين أو ثلاث فقط — الأكثر حساسية في عملك — وفعّل وضع الموثوقين حين يصبح بريدك المزعج مشكلة فعلية لا قبلها.